För redovisningsbyråer · Periodkontroll
Kontrollen pekar, konsulten avgör
Varje månad prövas mot inbyggda kontroller, mot förslag ur bolagets egen bokföring och mot redovisningsbyråns egna kontrollpunkter. Det som sticker ut hamnar i en lista, och perioden kan godkännas först när inget står öppet.
Inbyggt
Fyra kontroller för varje bolag
De inbyggda kontrollerna gäller alla bolag. Behövs en inte för ett visst bolag stängs den av där, och det syns vem som gjorde det och när.
Verifikat som inte balanserar
Debet ska vara lika med kredit i varje verifikat i perioden.
Återkommande bokföring som saknas
Ett konto som brukar bokföras varje månad men är tomt i perioden. Vad som är återkommande lärs av bolagets egna tolv senaste månader.
Konton som avviker från sitt mönster
Ett konto som rör sig långt från sin egen historik. Det som återkommer samma månad varje år, som avskrivningar i december, räknas inte som en avvikelse.
Stora poster på förbrukningsinventarier
Inköp från 25 000 kr som kan höra hemma i balansräkningen. Kontrollen mäter, bedömningen är konsultens.
Väsentligheten följer bolagets storlek. En avvikelse måste vara minst en procent av bolagets genomsnittliga månadsomsättning, men aldrig under 5 000 eller över 25 000 kronor, för att kräva åtgärd. Mindre avvikelser visas, men behöver inte åtgärdas.
Förslag ur bokföringen
Kontrollpunkter som passar just det här bolaget
Vid första inläsningen föreslår tjänsten kontrollpunkter ur bolagets egen bokföring, till exempel att obs-kontot ska vara nollat vid periodens slut. Varje förslag provas först mot bolagets historik, och ett förslag som hade larmat för ofta läggs aldrig fram.
Förslagen räknas fram ur bokföringen utan AI. Konsulten tar bort det som inte behövs.
Redovisningsbyråns egna kontrollpunkter
- Förväntad bokföring. Ett konto som ska ha bokföring i perioden.
- Förväntat saldo. Noll, inom ett intervall eller med rätt tecken.
- Periodisering mellan två konton. Balanskontot ska lösas upp mot kostnadskontot.
- Förhållande mellan konton. En andel som ska hålla sig inom gränser.
- Avvikelse mot historik. Mot samma månad i fjol eller ett snitt av tidigare månader.
- Manuell bekräftelse. En punkt som konsulten bockar av för hand.
Varje kontrollpunkt får en allvarlighetsgrad och körs varje månad, kvartal eller år. Redovisningsbyråns mallar kopplas till de klienter redovisningsbyrån väljer. Rättas mallen slår rättelsen igenom hos alla klienter på en gång.
Med egna ord
Beskriv kontrollpunkten, så byggs den
I periodkontrollen tar AI-assistenten emot en kontrollpunkt beskriven med egna ord. Den tittar på kontona, föreslår en kontrollpunkt och provar den mot de senaste 18 månaderna, så att konsulten ser hur ofta den hade larmat.
Assistenten sparar aldrig något själv. Kontrollpunkten finns först när konsulten har sparat den, och själva kontrollerna körs utan AI.
- Balans
- 1710 Förutbetalda hyreskostnader
- Kostnad
- 5010 Lokalhyra
- Körs
- Varje månad
Ansvaret
Ansvaret flyttas aldrig
En punkt som stängs utan åtgärd kräver en motivering. Är felet rättat i bokföringen läses filen in igen, punkten mäts om och stänger sig själv. Perioden kan godkännas först när inget står öppet, inte heller en punkt som inte gick att köra.
Ändras siffrorna i en godkänd månad vid en ny inläsning körs kontrollen om av sig själv. Månaden öppnas och behöver godkännas igen, och den tidigare kontrollen sparas som historik.
Godkännandet driver resten
- Klienten ser perioden. Godkännandet släpper månaden till klienten, i översikterna och i AI-assistentens svar.
- Rapporten tas fram. Bolagets prenumerationer skapar nästa rapport som ett utkast.
- Det som väntar syns. Perioder som väntar på kontroll står på konsultens startsida.
- Kontrollen är redovisningsbyråns. Klienten ser aldrig kontrollpunkterna, bara att siffrorna för månaden är klara.
Kontakt
Siffror som alla förstår
Hör av er, så visar vi ixon med siffrorna från ert eget bolag: översikterna, frågorna till AI-assistenten och rapporten.
Ni når oss också på hej@ixonekonomi.se.