1Parter och avtalet

Villkoren gäller mellan Ixon Ekonomi AB, org.nr 559278-0422, Torulfsvägen 23, 163 51 Spånga (“Ixon”), och det företag som använder tjänsten (“Kunden”).

Avtalet ingås när användaren godkänner villkoren i tjänsten. Bilaga A, Personuppgiftsbiträdesavtal, är en del av villkoren och godkänns samtidigt. För behandlingen av personuppgifter gäller bilaga A före villkoren i övrigt.

Ixon sparar uppgifter om godkännandet: användare, e‑postadress, tidpunkt, IP‑adress samt villkorens version och språk.

2Behörighet

Den som registrerar ett bolag i tjänsten intygar sin behörighet att företräda bolaget, eller att det finns en fullmakt att ingå avtalet för bolagets räkning.

Innan ett bolag har lagts upp i tjänsten gäller avtalet mellan Ixon och den registrerade användaren. När användaren lägger upp bolaget genom att läsa in bolagets SIE‑fil ingås avtalet för bolagets räkning, och bolaget blir Kund.

Ixon får begära bevis om behörigheten, till exempel registreringsbevis eller fullmakt, och får stänga av åtkomsten till bolaget tills beviset har lämnats.

Den registrerade användaren ansvarar för att lämnade uppgifter om behörighet är korrekta.

3Tjänsten

Tjänsten analyserar och rapporterar Kundens bokföring utifrån de SIE‑filer som Kunden läser in.

Tjänsten får endast användas i näringsverksamhet. Bolaget ska ha ett organisationsnummer. Tjänsten är inte avsedd för konsumenter.

Tjänsten erbjuds i dag i nivån Bas, som är kostnadsfri. Ixon kan i framtiden erbjuda betalda abonnemang. De regleras då av särskilda pris‑ och abonnemangsvillkor.

4Konton

Konton är personliga och får endast användas av den namngivna personen.

Kunden bestämmer vilka användare som får åtkomst till bolaget i tjänsten och ansvarar för vad som görs med deras konton.

Inloggningsuppgifter ska hållas hemliga. Misstänker en användare att någon annan har använt kontot ska Ixon genast meddelas.

5Kundens uppgifter

Kunden behåller rätten till de uppgifter som Kunden läser in i tjänsten. Ixon använder uppgifterna endast för att tillhandahålla tjänsten enligt villkoren och bilaga A.

Kunden ansvarar för att uppgifterna får läsas in i tjänsten.

6Ixon är inte bokföringsarkiv

Ixon är inte Kundens bokföringsarkiv och ersätter inte Kundens skyldigheter enligt bokföringslagen.

Originalmaterialet finns i Kundens bokföringssystem. Tjänsten arbetar med en inläst kopia, och Kunden ansvarar för att räkenskapsinformationen arkiveras enligt lag.

7AI‑funktioner

Tjänsten har AI‑funktioner som skriver analyser och svarar på frågor om bolagets siffror. AI‑assistenten använder pseudonymiserad bokföringsinformation: namn på kunder och leverantörer ersätts före anropet, och bolagets namn och organisationsnummer skickas inte. Modellen körs inom EU, och uppgifterna används inte för att träna den.

AI‑funktionerna är påslagna som standard. En användare med behörighet att redigera bolaget kan stänga av dem i bolagsinställningarna. Då skickas inga av bolagets uppgifter till modellen.

AI‑svar är automatiskt genererade och märkta som AI. De kan innehålla fel och får inte användas för beslut utan mänsklig kontroll.

8Förbjuden användning

Det är inte tillåtet att:

• kringgå tjänstens säkerhet
• försöka få åtkomst till andra bolag än sina egna
• ladda upp skadligt material
• använda tjänsten på ett sätt som strider mot lag

9Personuppgifter

För personuppgifterna i Kundens bokföring, rapporter och meddelanden är Kunden personuppgiftsansvarig och Ixon personuppgiftsbiträde enligt bilaga A.

För användarkonton, inloggning och användningsmätning är Ixon personuppgiftsansvarig. Hur Ixon behandlar de uppgifterna står i Ixons integritetspolicy.

10Bas

Bas tillhandahålls kostnadsfritt och i befintligt skick (“as is”). Ixon lämnar inga garantier om tillgänglighet eller funktionalitet för Bas.

Ixon får ändra eller avsluta Bas efter 30 dagars varsel. Kräver en akut säkerhetsrisk eller en myndighetsregel det, får Ixon göra ändringen omedelbart.

11Ansvar

Ixon ansvarar inte för indirekta skador, såsom utebliven vinst eller följdskador.

Kunden ansvarar för att bevara originaldata i sitt bokföringssystem (avsnitt 6). Ixon ansvarar inte för förlust av data i Bas, utom när förlusten orsakats genom uppsåt eller grov vårdslöshet.

Ixons sammanlagda ansvar under avtalet är begränsat till 25 000 kronor.

Kunden ansvarar för sin användning av tjänsten och för de beslut som fattas med stöd av den.

12Avstängning

Ixon får stänga av ett konto eller ett bolags åtkomst om tjänsten används i strid med villkoren, vid missbruk eller vid en säkerhetsincident, i den utsträckning som behövs för att skydda tjänsten, Kunden eller andra kunder.

13Force majeure

Ixon ansvarar inte för dröjsmål eller fel som beror på omständigheter utanför Ixons rimliga kontroll, såsom myndighetsbeslut, störningar hos leverantörer eller underbiträden, störningar i internet eller elförsörjning, krig, sabotage eller naturkatastrof.

14Inaktivitet, uppsägning och radering

Kunden kan när som helst säga upp avtalet genom att meddela Ixon på dataskydd@ixonekonomi.se.

Ett bolag i Bas som ingen användare har loggat in i under 12 månader räknas som inaktivt och får raderas. Ixon varnar med e‑post 60 dagar och 30 dagar före raderingen.

Kunden kan exportera sina uppgifter genom tjänstens exportfunktioner, där sådana finns, eller begära en export före raderingen.

När avtalet har upphört raderas Kundens uppgifter inom 45 dagar. Kopior i säkerhetskopior raderas enligt leverantörernas rutiner.

15Ändringar i villkoren

Mindre ändringar meddelas med e‑post innan de börjar gälla.

Väsentliga ändringar, till exempel nya avgifter, ändrad ansvarsbegränsning, AI‑funktioner som använder uppgifterna på ett annat sätt eller nya ändamål för behandlingen, kräver ett nytt godkännande. Det begärs vid nästa inloggning. Godkänns inte ändringen kan Kunden säga upp avtalet.

16Sekretess

Användare får inte sprida information som de får via tjänsten till obehöriga.

17Tillämplig lag och tvist

Svensk lag gäller för avtalet. Tvist ska avgöras av allmän domstol med Stockholms tingsrätt som första instans.

18Kontakt

Ixon Ekonomi AB, org.nr 559278-0422, Torulfsvägen 23, 163 51 Spånga. Frågor om villkoren: hej@ixonekonomi.se. Frågor om personuppgifter: dataskydd@ixonekonomi.se.

A1Parter och roller

Bilagan gäller mellan Kunden som personuppgiftsansvarig och Ixon som personuppgiftsbiträde (“Biträdet”). Den är en del av kundvillkoren och godkänns samtidigt med dem.

Bilagan gäller de personuppgifter som finns i Kundens bokföring, rapporter, kontrollpunkter, meddelanden och AI‑samtal i tjänsten. För användarkonton är Ixon personuppgiftsansvarig enligt integritetspolicyn.

A2Ändamål och instruktioner

Biträdet behandlar personuppgifterna endast för att tillhandahålla tjänsten enligt kundvillkoren.

Kundvillkoren, denna bilaga, de val Kunden gör i tjänstens funktioner och andra skriftliga instruktioner som Kunden lämnar till Biträdet utgör Kundens dokumenterade instruktioner.

Biträdet ska utan dröjsmål meddela Kunden om Biträdet anser att en instruktion strider mot dataskyddsförordningen eller annan dataskyddslagstiftning.

Biträdet får inte använda uppgifterna för egna ändamål eller kombinera dem med annat material.

A3Kategorier av uppgifter

Följande kategorier av uppgifter behandlas:

• bokföringsdata
• användarkonton
• meddelanden
• AI‑samtal
• rapporter

De registrerade är främst användare av tjänsten och personer som förekommer i Kundens bokföring, såsom anställda, kunder och leverantörer.

Behandlingen pågår så länge kundvillkoren gäller.

A4Underbiträden

Kunden godkänner att Biträdet anlitar de underbiträden som står i förteckningen på ixonekonomi.se/underbitraden.

Biträdet informerar om nya eller ersatta underbiträden genom att uppdatera förteckningen minst 45 dagar innan ändringen börjar gälla. Väsentliga ändringar meddelas också med e‑post.

Kunden får invända skriftligen mot en ändring inom 45 dagar från att den publicerats. Är invändningen befogad och vill Biträdet ändå anlita underbiträdet, får Kunden säga upp avtalet utan extra kostnad före den dag ändringen börjar gälla.

Biträdet ska ha skriftliga avtal med sina underbiträden som ger samma skydd som denna bilaga, och ansvarar för underbiträdena som för sig självt.

Uppgifterna lagras och behandlas inom EU. Underbiträdenas supportåtkomst från land utanför EU får ske endast med EU‑kommissionens standardavtalsklausuler, och åtkomsten ska vara begränsad och loggas.

A5Säkerhet

Biträdet ska upprätthålla tekniska och organisatoriska åtgärder som minst motsvarar tillsynsmyndigheters krav. Dokumentation lämnas på begäran.

Uppgifterna får inte kopieras till utvecklings‑ eller testmiljöer eller användas för demonstration. I sådana miljöer får endast syntetiska eller anonymiserade uppgifter förekomma.

Biträdets administratörer får nå uppgifterna endast när det behövs för support eller felsökning. Varje sådan åtkomst dokumenteras, och den som har åtkomst ska ha undertecknat ett sekretessåtagande.

A6Incidenter

Biträdet ska anmäla personuppgiftsincidenter till Kunden utan onödigt dröjsmål och senast 24 timmar efter att Biträdet fått kännedom om incidenten.

Anmälan ska beskriva vad som hänt, vilka uppgifter och registrerade som berörs, troliga konsekvenser, vidtagna åtgärder och kontaktuppgifter till Biträdets dataskyddskontakt.

A7De registrerades rättigheter

Biträdet ska bistå Kunden när en registrerad utövar sina rättigheter, till exempel begär tillgång till eller radering av sina uppgifter.

Förfrågningar från registrerade eller myndigheter vidarebefordras till Kunden utan dröjsmål och besvaras inte av Biträdet utan Kundens instruktion, om inte lag kräver det.

A8Radering och återlämnande

När kundvillkoren upphör raderar Biträdet uppgifterna inom 45 dagar. Före raderingen kan Kunden begära en export av uppgifterna.

Kopior i säkerhetskopior raderas enligt leverantörernas rutiner. Biträdet bekräftar raderingen skriftligt på Kundens begäran.

A9Sekretess

Biträdet ska säkerställa att personal med åtkomst till uppgifterna omfattas av tystnadsplikt.

A10Granskning

Biträdet lämnar på begäran den information som behövs för att visa att bilagan följs. Granskning på plats sker efter överenskommelse.

Biträdet får ta betalt för skäligt merarbete.

A11Ansvar och giltighet

För ansvar gäller kundvillkoren.

Bilagan gäller så länge kundvillkoren gäller och upphör samtidigt med dem.