Integritetspolicy

1Personuppgiftsansvarig

Ixon Ekonomi AB är personuppgiftsansvarig för användarkonton, inloggning, behörigheter, AI‑krediter och användningsmätning.

Ixon Ekonomi AB, org.nr [559278-0422], [adress].

För uppgifterna i bolagets bokföring, rapporterna och meddelandena om bokföringen är bolaget personuppgiftsansvarigt, med redovisningsbyrån som biträde och Ixon som underbiträde. För klientkontakter, läskvitton och meddelanden om kundrelationen är byrån personuppgiftsansvarig. Frågor om de uppgifterna ställs i första hand till byrån.

2Vilka uppgifter vi behandlar

• namn, e‑post, telefon
• profilbild
• inloggningsuppgifter
• roller och behörigheter
• AI‑samtal
• användningsmätning
• notiser
• inbjudningar

3Ändamål

• ge åtkomst till tjänsten
• hantera konton och behörigheter
• mäta användning för fakturering
• förbättra tjänsten
• säkerhet och loggning

4Rättslig grund

• Avtal (tjänsten)
• Berättigat intresse (användningsmätning)
• Berättigat intresse (säkerhet, loggning och förbättring av tjänsten)

5Lagringstider

• konton: så länge uppdraget löper
• inaktiva konton: radering efter 12 månader
• AI‑samtal: 12 månader
• inbjudningar: 30 dagar
• profilbilder: tills kontot raderas

6Personnummer och löner i bokföringen

Bokföringen kan innehålla personnummer, till exempel när en kund eller leverantör är en enskild firma, och lönebelopp för bolagets anställda. Det är inte känsliga personuppgifter i dataskyddsförordningens mening. Uppgifterna skyddas som övrig bokföring, och organisationsnummer och namn på kunder och leverantörer skickas inte i klartext till AI‑modellen.

7Hur AI används

Tjänsten har AI‑funktioner som skriver rapporttext och svarar på frågor om siffrorna. AI‑modellen körs hos Amazon Web Services inom EU. Frågor och svar sparas inte där och används inte för att träna modellen.

Till modellen skickas belopp per konto och period, kontonamn, nyckeltal, bransch och användarens frågor. Verifikationstexter, bolagets namn, organisationsnummer och meddelanden skickas inte. Namn på kunder och leverantörer ersätts med till exempel “Kund A” före anropet.

Byrån kan stänga av AI‑funktionerna för ett bolag. Då skickas inga av bolagets uppgifter till modellen.

8Läskvitton

När byrån skickar en rapport får varje mottagare en egen länk. Tjänsten sparar när rapporten öppnades första och senaste gången och hur många gånger den öppnats. Det görs för byråns räkning, så att byrån kan följa upp att rapporten nått fram, och byrån är personuppgiftsansvarig. Ingen spårningspixel används och ingen IP‑adress sparas. Läskvitton sparas i 24 månader.

9Mejl från tjänsten

Tjänsten skickar mejl om inbjudningar, inloggning, åtkomst och lösenord, och när byrån skickar en rapport. Mejlen skickas via Resend inom EU.

10Lagring i webbläsaren

Tjänsten sparar din inloggning och vissa inställningar, till exempel valt bolag och period, i webbläsarens lokala lagring. Det behövs för att tjänsten ska fungera. Inga kakor för analys eller marknadsföring används.

11Underbiträden

Ixon anlitar leverantörer för drift, lagring, e‑post och AI. De är bundna av biträdesavtal med Ixon, och en förteckning över dem lämnas på begäran.

All behandling sker inom EU.

12Dina rättigheter

Du har rätt att:

• få tillgång till dina uppgifter
• få felaktiga uppgifter rättade
• få uppgifter raderade
• invända mot behandling
• få behandlingen begränsad
• få ut uppgifter i ett strukturerat format

Du har också rätt att klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), imy.se.

13Kontakt

Kontaktperson för dataskydd: [namn]

E‑post: [adress]

14Ändringar i policyn

Ixon kan uppdatera policyn. Väsentliga ändringar meddelas i tjänsten innan de börjar gälla. Policyn ändrades senast [datum].